Ten wpis powstał jako odpowiedź jednego z naszych klientów, który zadał nam pytanie, czy podpis elektroniczny i odręczny na jednym dokumencie jest w ogóle możliwy: jak to działa, czy ma moc prawną. Pytanie to jest dość niejednoznacznie zadane i brakuje w nim szczegółów sytuacji. Niemniej, postaramy się udzielić odpowiedzi na nie, analizując kilka historii z życia.
Podpis elektroniczny i odręczny razem – jak to możliwe?
Istnieją trzy możliwe scenariusze takiej sytuacji:
- dokument został podpisany ręcznie, zeskanowany i opatrzony następnie podpisem elektronicznym,
- dokument został podpisany elektronicznie, wydrukowany i podpisany odręcznie,
- nastąpiła inna sytuacja wynikająca z błędu użytkownika.
Omawianie zaczniemy od końca. Z doświadczenia wiemy, że bardzo często idea podpisu elektronicznego jest źle rozumiana. Najczęstszym takim błędem jest zeskanowanie podpisu odręcznego i późniejsze wklejanie go do dokumentu w formie obrazka. Trzeba wiedzieć, że nie jest to tożsame z podpisem elektronicznym. Nie daje żadnej gwarancji integralności oraz nie ma żadnej mocy prawnej. Czasem zdarza się również, że po wstawieniu takiej grafiki, plik jest dodatkowo podpisywany certyfikatem. Jest to jak najbardziej możliwe, jednak uczulamy, że wstawianie skanu odręcznego podpisu jest w takim wypadku całkowicie zbędne, a dodatkowo może doprowadzać do późniejszych nieporozumień i problemów.
Podpis elektroniczny i odręczny na jednym dokumencie
Kolejną sytuacją, dość prostą do wyjaśnienia, jest wydruk dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym. Certyfikaty gwarantują integralność i niezmienność pliku jedynie w wersji elektronicznej. Po wydruku, odbiorca nie ma żadnej możliwości sprawdzenia jego poprawności. Składanie więc podpisu elektronicznego w takiej sytuacji jest zbędne. Czasem jednak zdarza się, że odbiorca takiego dokumentu, po weryfikacji tożsamości nadawcy, może plik wydrukować i opatrzyć swoim odręcznym podpisem – na przykład do archiwizacji własnej lub wysłania pocztą do pierwotnego nadawcy. Takie zastosowanie spotykamy bardzo często, kiedy jedna strona nie posiada wykupionych certyfikatów. O ile pewność obu stron co do wiarygodności dokumentu jest niezachwiana, rozwiązanie spełnia swoje zadanie.
Najpierw podpis odręczny, potem elektroniczny
W ogólności, sytuacja tutaj jest dokładnie taka sama. Wszystko zależy od oczekiwań obu stron podpisujących dany dokument. Trzeba tu jednak wspomnieć o pewnej sytuacji z życia, która dość mocno zaburzyła rozumieniem podpisu elektronicznego. W momencie, w którym plik jest drukowany, skanowany, a następnie podpisywany certyfikatem, nie jest on już postrzegany jako oryginał, a jako kopia. W 2018 roku pewna firma startująca w przetargu publicznym wysłała właśnie w taki sposób swoją ofertę – w pliku pdf, będącą skanem. Tym samym według wyroku sądu:
„(…)dokument zamieszczony na platformie stanowi kopię oryginalnej oferty w formie pisemnej, poświadczoną za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej. Oferta w postaci elektronicznej nie została złożona.”
Skan poświadczony elektronicznie a dokument podpisany elektronicznie
Okazuje się, że według prawa, te dwa rodzaje dokumentów nie mogą być traktowane tożsamo. Oczywiście większość odbiorców nie zauważy różnicy i nie będzie to dla nich stanowić problemu, jednak w tym przypadku tak było. Potwierdza to artykuł 10a ust. 5 ustawy o Prawie zamówień publicznych.
Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Podpis elektroniczny i odręczny na jednym dokumencie budzi wiele wątpliwości. Jak pokazuje przytoczony przez nas przykład, warto zwracać uwagę na sposób przygotowania elektronicznego dokumentu. Nie zawsze sam podpis elektroniczny wystarcza, by plik był uznany za ważny.