Podpis elektroniczny stanowi nieodzowną pomoc dla każdego, kto chce zaoszczędzić czas, pieniądze i energię. Zamiast jeździć w wiele miejsc, celem złożenia odręcznego podpisu, wystarczy wcisnąć jeden klawisz. Czy jednak takie samo rozwiązanie działa dla przedsiębiorstw? Czy podpis elektroniczny dla firm różni się od tego dla osoby prywatnej?
Podpis elektroniczny dla jednoosobowych działalności gospodarczych
Jednoosobowe działalności gospodarcze stanowią największy odsetek założonych w Polsce firm. Jej założyciel jest osobą fizyczną i odpowiada swoim imieniem i nazwiskiem za wszelkie działania, które podejmuje jako działalność gospodarcza. Tym samym, jeśli on jako osoba prywatna posiada podpis kwalifikowany, może go jak najbardziej używać także do podpisywania dokumentów firmowych. Nie ma więc konieczności zakupu żadnych innych rozwiązań. Zasada ta działa przy korespondencji z:
- urzędami,
- bankami,
- kontrahentami,
- wszystkimi innymi instytucjami.
Zwróć uwagę, że każda nazwa działalności gospodarczej musi posiadać człon składający się z imienia i nazwiska przedsiębiorcy. To najlepsze potwierdzenie tego, że firma jest nierozerwalnie związana z osobą, która ją założyła.
Podpis elektroniczny dla firm: spółek osobowych
Wyróżniamy dwa rodzaje spółek: posiadające osobowość prawną i te jej pozbawione, choć mają zdolność prawną. Do drugiej grupy należą spółki:
- jawne,
- partnerskie,
- komandytowe i komandytowo-akcyjne.
Działają one na podobnej zasadzie co jednoosobowe działalności gospodarcze. Dokumenty firmowe mogą być podpisywane za pomocą osobowego podpisu elektronicznego właścicieli spółki. Trzeba jednak wiedzieć, że jeden taki podpis często nie wystarcza – podpisywanie elektroniczne działa tak samo, jak odręczne.
Spółki z osobowością prawną mają trudniej
Najbardziej ciekawym rodzajem spółek są te, które posiadają osobowość prawną. W tej grupie wyróżniamy:
- spółki akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- banki,
- spółdzielnie,
- fundacje,
- uczelnie,
- kościoły,
- stowarzyszenia.
Taka organizacja jest całkowicie niezależna od osób, które ją założyły, prezesów czy dyrektorów. Stanowią według prawa niezależny i indywidualny byt. Tym samym żadna osoba fizyczna nie może podpisać elektronicznie dokumentu, na którym powinien widnieć podpis spółki. Dlatego też powstało inne rozwiązanie: pieczęć kwalifikowana. Zasada działania pieczęci i podpisu jest dokładnie taka sama: stoi za nimi ten sam mechanizm i te same algorytmy. Jednak certyfikat nie zawiera imion i nazwisk, a nazwę firmy i adres jej siedziby, REGON czy KRS.
Co daje pieczęć kwalifikowana?
Zalety pieczęci kwalifikowanej są takie same jak w przypadku podpisu. Gwarantuje ona autentyczność, integralność oraz niezmienność stworzonego dokumentu dowolnego typu. Jest to ważne w trakcie korespondencji elektronicznej. Największe korzyści można odnieść w przypadku, gdy spółka jest rozlokowana po wielu miastach, a nawet krajach. Oszczędność pieniędzy i czasu będzie tu największa. Cena zakupu takiego certyfikatu to jedynie nieco ponad 2 złote netto dziennie. Przy dużej korespondencji, wystarczy jeden list, by zakup się zwrócił. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą pieczęci kwalifikowanych.
Warto wiedzieć, że pieczęć i podpis elektroniczny dla firm nie mogą być stosowane zamiennie i nie są dla siebie alternatywą. Oczywiście jak najbardziej jedna osoba może posiadać oba rozwiązania, jednak sytuacja ich użycia będzie zupełnie inna. Trzeba o tym pamiętać, by przypadkiem nie popełnić błędu.