Wszystkie dokumenty składane do Urzędu Skarbowego lub innego organu państwowego, np. ZUS-u, powinny być oznaczone podpisem. W związku z postępującą informatyzacją systemów urzędów w naszym kraju coraz więcej spraw można załatwić przez Internet. Niezbędne jest do tego posiadanie profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. To samo tyczy się podpisywania dokumentów na przykład z prowadzeniem działalności gospodarczej. Co różni te dwie formy certyfikatów?
Czym jest podpis elektroniczny, a czym profil zaufany?
Profil zaufany jest podpisem potwierdzającym tożsamość osoby, przypisanym do danego numeru PESEL. Jest to produkt niekomercyjny służący do załatwiania spraw urzędowych i do komunikacji z organami państwowymi. Odbywa się to głównie za pośrednictwem platformy ePUAP, która umożliwia załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Warto jednak zaznaczyć, że posiadanie konta na platformie ePUAP nie jest konieczne do posiadania profilu zaufanego. Z kolei podpis elektroniczny (podobnie jak profil zaufany) identyfikuje daną osobę, ale może mieć już zastosowanie komercyjne. Podpis taki jest równoważny ze złożeniem własnoręcznego podpisu. Może służyć do zatwierdzania:
- dokumentów firmowych,
- faktur,
- umów współpracy,
- dokumentów przeznaczonych do komunikacji między firmami.
Podpis kwalifikowany musi wiązać się z posiadaniem certyfikatu wydanego przez wyznaczone do tego organy. Certyfikat elektroniczny musi być przechowywany na urządzeniu spełniającym określone wymagania oraz składany za pomocą urządzenia do tego przeznaczonego.
Podpis elektroniczny a profil zaufany – czym się różnią?
Profil zaufany, będący niekomercyjną formą podpisywania dokumentów, służy jedynie do komunikacji z organami państwowymi. Można dzięki niemu załatwiać sprawy urzędowe online za pomocą platform do tego przeznaczonych, np.:
- ePUAP,
- obywatel.gov.pl,
- ZUS.
Nie można za jego pomocą podpisywać umów z firmami lub osobami fizycznymi. Podpis kwalifikowany będący cyfrowym odpowiednikiem ręcznego podpisu ma szersze zastosowanie, ponieważ poza możliwością opatrywania nim dokumentów przedkładanych do organów państwowych może również służyć do zatwierdzania dokumentów służących do komunikacji z i między firmami lub osobami prywatnymi. Można za jego pomocą podpisywać dokumenty różnych formatów:
- pdf,
- doc,
- xml,
- ppt.
Bez problemu podpiszesz także maile. Kolejną różnicą jest odpłatność stosowania. Profil zaufany jest bezpłatny, gdyż jest produktem niekomercyjnym mającym w praktyce służyć w odciążeniu urzędów. Podpis kwalifikowany będący produktem komercyjnym i mającym znacznie szersze zastosowanie jest płatny. Profil zaufany co do zasady jest ważny przez 3 lata. Po tym czasie z racji jego bezpłatności można przedłużyć jego ważność również bezpłatnie. Podpis kwalifikowany w zależności od zawartej umowy może być ważny 1, 2 lub 3 lata. Potem można przedłużyć jego ważność za kolejną opłatą.
Podobieństwa podpisu kwalifikowanego i profilu zaufanego
Obie formy służą podpisywaniu dokumentów i oświadczeń z wykorzystaniem danych osobowych i posiadają kilka cech wspólnych. Pozwalają na załatwianie spraw przez całą dobę – nie trzeba się martwić faktem, że urzędy zazwyczaj czynne są w czasie zwyczajowych godzin pracy i dzięki temu nie potrzeba brać urlopu, żeby stać w kolejce. Umożliwiają zaoszczędzenie czasu i energii, ale także pieniędzy. Nie trzeba poświęcać czasu, aby dotrzeć do odbiorcy. Nie trzeba wydawać pieniędzy na kurierów, którzy dokumenty zawiozą tam, gdzie trzeba. Udając się do urzędu, nie ma konieczności zwalniania się z pracy i płacenia za parking w pobliżu. Zalet jest całe mnóstwo. Wynikają one głównie z optymalizacji pewnych procesów, ich ułatwienia oraz możliwości załatwienia wszystkich spraw w dowolnej porze, z dowolnego miejsca na ziemi.
Obie przedstawione formy złożenia podpisu w pewien sposób zaspokajają podobne potrzeby. Nie dla każdego konieczne będzie posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przy jedynie komunikacji z urzędami profil zaufany może okazać się wystarczający. Z drugiej strony osoby potrzebujące szerszej funkcjonalności mogą doliczyć się znacznych oszczędności w posiadaniu podpisu kwalifikowanego.