Elektroniczny obieg dokumentów to nazwa systemu informatycznego w firmie lub instytucji, która umożliwia proste i szybkie zarządzanie, przesyłanie i edytowanie dokumentów w postaci elektronicznej. Nie tak dawno temu każdy dokument musiał zostać wydrukowany, a potem noszony po piętrach, by uzyskać wszystkie niezbędne podpisy. Jeśli ktoś miał uwagi do dokumentu, stary papier szedł do kosza i cała wędrówka zaczynała się od początku. Całe szczęście, z EOD nie ma takich problemów. A jak do tego wszystkiego ma się podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny a elektroniczny obieg dokumentów – jak to się ma do siebie?
EOD znacznie ułatwia i przyspiesza procesy w firmie, ale także i poza nią. Wiadomo, że czasem nie ma konieczności podpisywania niczego w dokumentach wewnętrznych. W końcu ten, kto wysłał dany plik musiał go sporządzić po zalogowaniu się i wprowadzeniu hasła. Nie zawsze jednak jest to wystarczające do ważniejszych dokumentów, takich jak sprawozdanie finansowe czy korespondencja z zewnętrznymi urzędami czy instytucjami. Przypominamy, że dokumenty elektroniczne bez podpisu elektronicznego kwalifikowanego nie mają mocy prawnej, a w niektórych przypadkach powinny mieć.
Jak wdrożyć podpis elektroniczny w firmie?
Tak naprawdę wszystko zależy od dostawcy oprogramowania do EOD. Niektóre systemy posiadają już domyślnie taką funkcjonalność, inne muszą zostać zoptymalizowane na żądanie klienta. Najczęściej różne funkcje, takie jak „zaakceptuj” lub „prześlij dalej” wiążą się automatycznie z podpisaniem dokumentu. Jeśli tylko karta kryptograficzna lub inna metoda szyfrowania jest aktualnie wpięta w system komputerowy, jest to jak najbardziej możliwe. Ba, większość dystrybutorów podpisów elektronicznych wystawiło API, do którego wystarczy się podłączyć. To znacznie upraszcza proces.
Zalety takiego rozwiązania
Takie rozwiązanie ma bardzo wiele zalet. Przede wszystkim są to:
- bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów – każdy z nich jest podpisany cyfrowo i ma moc prawną,
- szybkość – nic nie trzeba drukować i ręcznie zanosić między pokojami; wystarczy kliknąć jeden przycisk,
- komfort – integracja podpisu i EOD umożliwia pełne wykorzystanie funkcji jednym przyciskiem; nie trzeba pliku ściągać, zapisywać, podpisywać i uploadować raz jeszcze,
- dostępność – plik możesz podpisywać 24h na dobę; nie ma znaczenia godzina, kiedy chcesz popracować i przesłać dane,
- oszczędność pieniędzy – nie trzeba niczego drukować, nie trzeba jeździć z dokumentami do drugiej filii firmy ani wydawać pieniędzy na kurierów.
EOD z podpisem kwalifikowanym jest już bardzo popularny w przypadku dużych i międzynarodowych firm. Wśród MŚP dalej rozwiązanie to traktowane jest nieco po macoszemu, a szkoda. Zalety znacznie przerastają koszty wdrożenia, a chyba każdy z nas potrzebuje przynajmniej raz na jakiś czas wysłać dokument posiadający moc prawną. Maile nie zawsze się sprawdzą.
EOD i podpis elektroniczny świetnie się uzupełniają. Działają synergicznie i pozwalają całkowicie zapomnieć o konieczności drukowania czegokolwiek i składaniu podpisów odręcznych. Jeśli masz jeden z tych systemów, zastanów się nad rozbudowaniem systemu o drugi system. Nie będziesz żałować.