Konieczność przechowywania akt pracowniczych wynika z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem okres przechowywania dokumentacji wynosi aż 50 lat. W przypadku osób zatrudnionych w latach 1999–2018 możliwe jest skrócenie tego okresu do 10 lat, pod warunkiem złożenia stosownych oświadczeń do ZUS-u. Po 2018 roku obowiązek ten stale wynosi już 10 lat. Mimo znacznego skrócenia okresu, w dalszym ciągu wiele firm musi zapewniać warunki do przechowywania bardzo licznej dokumentacji. Niejednokrotnie są to całe szafy i regały akt. Czy jednak wiesz, że z podpisem elektronicznym nie jest to już konieczne? Podpis elektroniczny a akta pracownicze, czyli jak ułatwić życie swojej firmie.
Podpis elektroniczny a akta pracownicze – pożegnaj się z papierami
Niewiele osób wie, że akta pracownicze mogą być także przechowywane w postaci elektronicznej. Ustawodawca nazwał je e-aktami. Czym one są? Wyszczególniamy dwa rozwiązania. Większość pracowników nie posiada jednak podpisu kwalifikowanego, dlatego też najpopularniejszym rozwiązaniem jest wykonanie zwyczajnych skanów wszystkich dokumentów papierowych. Następnie należy podpisać je elektronicznie za pomocą podpisu lub pieczęci. Może tego dokonać właściciel firmy lub osoba przez niego upoważniona. Ważne jest, by każdy taki dokument posiadał odręcznie złożone podpisy przed zeskanowaniem. Nieco łatwiej jest, jeśli pracownik posiada swój podpis elektroniczny. Może wtedy złożyć go bezpośrednio na wersji elektronicznej dokumentu.
Jak zmienić dokumentację papierową na elektroniczną?
E-akta można wprowadzić do firmy także przypadku pracowników zatrudnionych już od jakiegoś czasu. Konieczne jest wtedy wykonanie skanów pełnych akt i podpisanie ich podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną. Co należy zrobić w takiej sytuacji ze wszystkimi dokumentami papierowymi? Trzeba poinformować pracowników o możliwości ich odbioru w ciągu 30 dni od zawiadomienia. Wysyłając informację listem poleconym, który nie został odebrany, należy doliczyć dodatkowe 14 dni. Po 2 tygodniach od nieodebrania listu przyjmuje się, że doręczenie zakończyło się sukcesem. Po upływie ustawowych 30 dni pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację papierową tak, by jej odczyt był niemożliwy. Pamiętaj także, że w przypadku śmierci pracownika, do odbioru akt są upoważnieni:
- rodzice,
- małżonek,
- dzieci własne i przysposobione,
- wnuki po osiągnięciu pełnoletności.
Zalety e-akt
Takie rozwiązanie przynosi niemal same korzyści. Zmniejsza koszty magazynowania i przetwarzania często grubych tomów akt pracowniczych. Pozwala odzyskać niejedno pomieszczenie w firmie, szczególnie takiej, która zatrudnia wiele osób. Nie można także nie wspomnieć o większym bezpieczeństwie dokumentów. W wersji cyfrowej są one niepodatne na upływ czasu, blaknięcie tuszu czy uszkodzenia mechaniczne papieru. W przeciwieństwie do wersji papierowej dokumentów, zawsze można wykonać kopię zapasową, dzięki czemu są one zabezpieczone nawet przed katastrofalnymi zdarzeniami, takimi jak: pożar, powódź czy kradzież. Wszystkie procedury firmowe stają się znacznie ułatwione i przyspieszone. Chcąc znaleźć dane jednego pracownika, nie trzeba już grzebać w wielu segregatorach i teczkach. Wystarczy wpisać nazwisko do komputera.
Czy e-akta mają jakieś wady?
Jedyną wadą takiego rozwiązania, która przychodzi nam na myśl, jest konieczność zakupu podpisu lub pieczęci kwalifikowanej. Bez nich wprowadzenie e-akt jest niemożliwe. Staramy się pokazywać, że zakup takiego certyfikatu jest całkowicie bezpieczny, stosunkowo niedrogi oraz szybki. Pieczęcie elektroniczne w naszym sklepie kosztują niecałe 1300 zł netto rocznie. Dodatkowo cały ten wydatek można wliczyć w koszty prowadzenia działalności. Wydaje się to dużą kwotą? Sprawdź, ile pieniędzy rocznie wydajesz na utrzymywanie papierowej dokumentacji pracowniczej. Zdziwisz się, ile oszczędności przyniesie pieczęć kwalifikowana tylko i wyłącznie przy wprowadzeniu e-akt.
Podpisy i pieczęcie kwalifikowane nie służą tylko do podpisywania codziennej korespondencji służbowej czy urzędowej. Mają o wiele więcej zastosowań, dzięki którym można zaoszczędzić sporo czasu, pieniędzy i miejsca. Przekonaj się, co umożliwia Twój certyfikat.