Sporządzenie dokumentu elektronicznego o mocy prawnej (czyli z podpisem elektronicznym) nie sprawia większych trudności i nie wywołuje wątpliwości. Mowa tu o stworzonym pliku z rozszerzeniem doc czy pdf, który za pomocą specjalnego oprogramowania można podpisać elektronicznie. Czasem jednak zdarza się, że niezbędne jest złożenie załączników – na przykład w postaci skanów czy kserokopii. Tak jest chociażby przy zamówieniach publicznych czy sprawach sądowych. Jak wtedy należy postąpić? Podpis elektroniczny a potwierdzenie zgodności z oryginałem – podpowiadamy wszystko, co musisz o tym wiedzieć.
Dokument będący kopią a potwierdzenie za zgodność
W przypadku dokumentu papierowego, potwierdzenie za zgodność z oryginałem może być dokonane przez:
- notariusza,
- prawnika, adwokata, radcę prawnego w sprawie,
- stronę w sprawie.
Wiele zależy od sytuacji. W niektórych będziesz mógł spokojnie samodzielnie poświadczyć za zgodność, kiedy indziej trzeba będzie notariusza. Jednak w przypadku dokumentów elektronicznych sprawa wygląda na o wiele łatwiejszą.
Podpis elektroniczny a potwierdzenie zgodności z oryginałem
W przypadku dokumentów elektronicznych sprawa jest o tyle prostsza, że już sam podpis kwalifikowany jest poświadczeniem zgodności z oryginałem. Jeśli więc dysponujesz skanem czy zdjęciem jakiegoś dokumentu, wystarczy go podpisać cyfrowo, a tym samym osobiście potwierdzasz, że kopia i oryginał nie mają różnic. Trzeba jednak mieć świadomość, że dokument jest kopią, a nie oryginałem. Choć w większości miejsc nie ma to znaczenia, to chociażby w przypadku przetargów publicznych może mieć to kolosalne znaczenie.
Podpis elektroniczny a potwierdzenie zgodności z oryginałem: kopia a oryginał
Przedstawiona poniżej sytuacja miała miejsce naprawdę. Pewna firma wystąpiła w przetargu i złożyła wszystkie dokumenty elektronicznie – zgodnie z prawem. Jednak oferta została odrzucona z przyczyn formalnych. Okazało się, że niektóre ze złożonych pism były skanami i kopiami, a nie oryginałami. Z kolei w przetargi było jasno ogłoszone, że należy złożyć oryginały dokumentów. Pytaniem otwartym pozostaje, w jaki sposób wyszło na jaw, że coś jest kopią. Możliwe, że dokument faktycznie był skanem czy zdjęciem w sposób widoczny. Stanowiło to podstawę do odrzucenia oferty. Mimo złożenia skargi do sądu, decyzja ta została podtrzymana. Warto więc zwracać uwagę, czy odbiorca chce otrzymać oryginały dokumentów, czy mogą być to kopie z potwierdzeniem zgodności.
Czy potrzebne są dodatkowe czynności przy potwierdzaniu zgodności?
Niektóre programy do składania podpisów elektronicznych umożliwiają dodanie komentarza. Można w nim wpisać, że jest to kopia potwierdzona, nie ma jednak takiego wymogu. Ba, może się okazać, że w ten sposób tylko dołożysz sobie problemów i obowiązków, a odbiorca i tak tego nie zauważy lub nawet zakwestionuje. Pamiętaj także, by nie modyfikować dokumentu w żaden sposób – nie dodawać przypisu „za zgodność z oryginałem” w postaci tekstu, zdjęć czy w jakikolwiek inny sposób. Z punktu technicznego dodanie takiej adnotacji na dokumencie sprawi, że nie będzie on już taki sam jak oryginał. Jeśli chcesz w jakiś sposób rozróżnić dokumenty od siebie, najlepiej zwyczajnie nadać im inną nazwę, np.: „plik-kopia” lub „plik-oryginał”.
Jak widać, potwierdzenie zgodności z oryginałem za pomocą podpisu elektronicznego jest niezwykle proste. Pamiętaj, że odbiorca nie ma możliwości zakwestionowania takiego działania. Co ciekawe, jeśli masz wiele plików-kopii, możesz poświadczyć za jednym zamachem wszystkie z nich. Wystarczy, że spakujesz je do pliku zip lub rar i podpiszesz całe archiwum. Takie działanie będzie równoznaczne z podpisaniem wszystkich plików pojedynczo.