Wielokrotnie powtarzaliśmy już, że złożenie podpisu elektronicznego jest jednoznaczne ze złożeniem podpisu odręcznego. Niby nie ma w tym aspekcie dużego pola do interpretacji, ale kto pyta, nie błądzi. Otrzymaliśmy niedawno pytanie dotyczące tego, czy można używać podpisu elektronicznego i dokumentacji elektronicznej w przypadku, kiedy dana czynność cywilno-prawna wymaga formy pisemnej. Odpowiedź prosta i jednoznaczna niestety nie jest. Podpis elektroniczny a forma pisemna – jak to wygląda w praktyce?
Podpis elektroniczny – wszystko zależy od rodzaju podpisu
Certyfikat elektroniczny jest tworem, który widnieje w dwóch aktach prawnych. Jednym z nich jest Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Drugi to potocznie zwane Rozporządzenie eIDAS. Wyróżnia się zgodnie z tymi dokumentami 3 rodzaje podpisów:
- zwykły elektroniczny,
- zaawansowany elektroniczny,
- kwalifikowany.
Na potrzeby tego wpisu będziemy mówić jedynie o podpisie kwalifikowanym jako tym, który ma największą moc prawną i umożliwia wykonywanie największej liczby czynności cywilno-prawnych.
Podpis elektroniczny a forma pisemna – jak to jest?
Co do zasady, złożenie podpisu kwalifikowanego na dokumencie elektronicznym jest traktowane tak samo jak złożenie podpisu odręcznego na kartce. Ma to także miejsce w przypadku czynności, które wymagają sporządzenia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W takiej właśnie formie muszą być sporządzane najczęściej:
- umowy o pracę,
- zakaz konkurencji,
- przeniesienie praw autorskich,
- pełnomocnictwa,
- umowy najmu i pośrednictwa nieruchomości.
Kwalifikowany podpis w tym przypadku jest całkowicie dozwolony. Trzeba jednak pamiętać, że obie strony umowy muszą posiadać taki certyfikat i opatrzeć dokument swoimi podpisami.
Mail – forma pisemna czy nie?
Wydawałoby się, że wiadomość elektroniczna jest pewnego rodzaju formą pisemną. Przecież została w końcu napisana! Niestety wszyscy, którzy bazują na tej interpretacji, bardzo szybko się zawiodą. Z powodu ciągłego postępu technologicznego, ustawodawca postanowił sprawę uregulować i poza dotychczas stosowanymi formami pisemnymi i ustnymi, sprecyzował trzecią – dokumentową. Dokładną definicję znajdziemy w Kodeksie Cywilnym w art. 77.2. Według niej wystarcza, że będzie to oświadczenie woli w postaci dokumentu złożonego w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej takie oświadczenie. Tutaj więc znajdują się zarówno maile, jak i SMS-y. Oczywiście dokument elektroniczny z podpisem kwalifikowanym jest zgodny z formą pisemną, jako jedyny z resztą! Niestety i od tej zasady są wyjątki.
Podpis elektroniczny a forma pisemna – kiedy nie można zastosować certyfikatu?
Przypadków, kiedy podpis kwalifikowany na niewiele się zda, jest całe szczęście niewiele, ale trzeba być ich świadomym. W ogólności możemy mówić o dwóch przypadkach:
- testamentu,
- formy aktu notarialnego.
Testament jest oświadczeniem woli, które musi zostać złożone własnoręcznie i opatrzone odręcznym podpisem. Tutaj nie pomoże żadna forma elektroniczna. Trzeba wziąć fizycznie kawałek papieru. Są też czynności, które wymagają spisania aktu notarialnego. Są to m.in. umowy:
- kupna-sprzedaży nieruchomości i w ogólności większość umów dotyczących nieruchomości,
- zbycia spadku,
- zawarcia spółki komandytowej,
- wiele czynności prawnych spółek akcyjnych.
W tym przypadku niezbędne jest osobiste stawiennictwo u notariusza, który sporządzi odpowiedni dokument i opatrzy go odręcznymi podpisami: swoim i wszystkich zainteresowanych.
Podpis elektroniczny w postaci kwalifikowanej może więc z powodzeniem zastąpić większość dokumentów, w których wymagana jest forma pisemna. Nie wszystkie, to fakt. Ale po prawdzie, raczej nie spisujemy często testamentów i nie sprzedajemy swoich mieszkań codziennie.