Możliwość podpisywania dokumentów online jest niewątpliwie bardzo ciekawą funkcjonalnością, która ułatwia wiele procesów biznesowych i nie tylko. Czy jednak wiesz, że istnieją dwa rodzaje podpisów, których nazwy często są stosowane zamiennie, choć nie powinny? Podpis elektroniczny a kwalifikowany – jakie są podobieństwa i różnice obu rozwiązań?
Podpis elektroniczny a kwalifikowany – podobieństwa
Oba rozwiązania pełnią podobną funkcję. Służą podpisywaniu dokumentów bez odchodzenia sprzed komputera. Wystarczy uruchomić odpowiednie oprogramowanie, wgrać plik i wcisnąć jeden przycisk. I to wszystko! Plik zostaje opatrzony danym rodzajem podpisu i jest gotowy do wysyłki do danego odbiorcy. Podobieństwa są tu więc wyraźne:
- oba rozwiązania są proste w stosowaniu,
- umożliwiają podpisywanie dokumentów,
- oszczędzają czas, wysiłek i pieniądze.
Warto jednak znać różnice między podpisem kwalifikowanym a zwykłym, elektronicznym. Nie wszystkie dokumenty można opatrzyć podpisem elektronicznym, by prawo uznawało je za ważne. Przytoczymy te różnice i postaramy się odpowiedzieć, który rodzaj certyfikatu będzie dla Ciebie najlepszy.
Podpis kwalifikowany a elektroniczny – różnice
Główną różnicą obu podpisów jest ich zastosowanie. Podpis kwalifikowany jest droższy i ma znacznie więcej funkcjonalności.
Zastosowanie podpisów elektronicznych i kwalifikowanych
Podpisy kwalifikowane są „mocniejsze” i uznawane wszędzie – także w urzędach, sądach czy każdych innych placówkach. Są one równoznaczne z podpisem odręcznym. Niejednokrotnie można przeczytać przy przetargach publicznych czy ogłoszeniach o pracę, że możliwe jest przesłanie pliku podpisanego certyfikatem kwalifikowanym. Mowa właśnie o podpisie kwalifikowanym. Zwykłe rozwiązanie nie znajdzie tu zastosowania. Nie daje takiej pewności i gwarancji tożsamości nadawcy. Dlaczego tak się dzieje, opowiemy w następnym paragrafie.
Podpisy a certyfikaty
Kwalifikowany podpis bazuje na kwalifikowanym certyfikacie. Oznacza to, że w trakcie wystawiania takiej formy, osoba przechodzi bardzo szczegółową weryfikację tożsamości. Niezbędne jest poświadczenie numerem dowodu osobistego i peselem. Inaczej mówiąc – nie otrzymasz podpisu kwalifikowanego, nie przedstawiając wszystkich danych oraz nie legitymując się dokumentem tożsamości. W przypadku niekwalifikowanych usług nie ma aż takich wymogów prawnych. Tym samym może zdarzyć się sytuacja, w której dojdzie do oszustwa, a nadawca pliku będzie podszywał się pod kogoś innego. Nie znaczy to, że podpisy elektroniczne niekwalifikowane nie znajdują zastosowań. Są wystarczające przy podpisywaniu:
- umów biznesowych,
- zamówień,
- sprzedaży,
- korespondencji mailowej wewnątrz firmy.
Wszystkie procedury, które nie wymagają zachowania formy pisemnej, mogą jak najbardziej korzystać ze zwykłego podpisu.
Podpis elektroniczny a oszustwa – ochrona stron
Na szczęście, brak certyfikatu kwalifikowanego nie oznacza, że można swobodnie posługiwać się czyjąś tożsamością. Sąd traktuje plik z certyfikatem niekwalifikowanym tak samo, jak każdy inny dowód. Wszystkie zawarte w takim dokumencie uzgodnienia są ważne i mogą być dochodzone drogą sądową, ale także można złożyć pozew o ewentualne oszustwo, jeśli do niego dojdzie. Gwarantuje to rozporządzenie unijne eIDAS. Jedynym warunkiem jest, by podpis taki był wynikiem funkcjonowania usług zaufania.
Podpis elektroniczny a kwalifikowany – co jest lepsze?
Większość osób używa profilu zaufanego, który jest swoistym rodzajem podpisu niekwalifikowanego. Jak widać, jest to zupełnie wystarczające do większości zastosowań. Jeśli jednak wolisz prowadzić korespondencję mailową z sądami czy urzędami, to jednak lepiej jest zaopatrzyć się z kwalifikowany certyfikat. Wówczas masz pewność, że każdy przesłany w ten sposób plik ma swoją moc prawną i wywoła zamierzony skutek. Pamiętaj także, że odbiorca bardzo często widzi różnicę, czy podpisywany był oryginalny plik, czy tylko jego kopia. Ma to miejsce chociażby w przypadku skanów czy zdjęć.
Czy warto wybrać certyfikat kwalifikowany?
Jak zawsze, to zależy. Można podpis kwalifikowany wyrobić na e-dowodzie. Jest to rozwiązanie tańsze, a tak samo funkcjonalne jak niezależny certyfikat na osobnej karcie kryptograficznej. Jego koszt to u nas jedynie 34 grosze dziennie. Chcąc zakupić rozwiązanie niezależne, trzeba szykować się na koszt 56 groszy dziennie. Cena podpisu elektronicznego, na przykład do komunikacji mailowej, to natomiast jedynie 10 groszy dziennie. Podane kwoty dotyczą zakupu rozwiązań na 3 lata.
Jak widać, różnice między podpisem kwalifikowanym a niekwalifikowanym – nazywanym często zwykłym, elektronicznym – są bardzo spore. Nie można jednoznacznie powiedzieć, które rozwiązanie będzie lepsze. Wszystko zależy od wymagań. Czy warto jednak zainwestować w certyfikat? Z pewnością! Nawet w wersji rozszerzonej to jedynie 56 groszy dziennie. To mniej niż podatki z litra benzyny czy butelki coli.