W życiu czasem zdarzają się sytuacje powodujące w nim bardziej lub mniej nieodwracalne zmiany. Jedną z tych zmian może być zmiana nazwiska. Czy to w wyniku wzięcia ślubu, powrócenia do nazwiska panieńskiego lub z innych powodów. Co jednak, jeśli masz podpis elektroniczny? Podpis elektroniczny a zmiana nazwiska – co należy wówczas zrobić?
Podpis elektroniczny i dane osobowe
Certyfikat elektroniczny co do zasady jest elektroniczną wersją odręcznego podpisu. Odręczny podpis jest bezpośrednio powiązany z osobą podpisującą. Oczywiście odręczny podpis można podrobić, lecz celem weryfikacji można w każdej chwili przedstawić dowód osobisty. Będzie on stanowił potwierdzenie tożsamości osoby składającej podpis. Ten sam dokument niezbędny jest do uzyskania podpisu elektronicznego. Uzyskany podpis elektroniczny posiada zatem wszelkie informacje zawarte w dowodzie osobistym i służy jednocześnie jako potwierdzenie tychże informacji bez potrzeby fizycznego okazywania dokumentu. Co jednak w przypadku, gdy na dowodzie osobistym zmienia się nazwisko? Logika podpowiada, że podpis elektroniczny także powinien się zmienić.
Podpis elektroniczny a zmiana nazwiska – czy trzeba zmienić podpis?
Podpis elektroniczny zawiera w sobie dane pozwalające na identyfikację osoby składającej podpis i te dane są jego integralną częścią. Oznacza to, że nie mogą ulec zmianie lub korekcie. Z tego powodu, między innymi, okres ważności podpisu kwalifikowanego nie powinien być dłuższy niż okres ważności dokumentu tożsamości będącego źródłem danych do jego wydania. Po tym czasie konieczne jest wyrobienie nowego dokumentu tożsamości, a ten będzie posiadał inne dane (numer dokumentu). Z racji tego, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest obecnie najbezpieczniejszą formą podpisywania dokumentów, między innymi dzięki zapewnieniu integracji danych, nie ma możliwości dokonania w nim zmiany nazwiska – nawet w naszym biurze.
Co robić, kiedy nazwisko uległo zmianie?
Certyfikaty stają się nieważne. Zmiana nazwiska wiąże się z koniecznością całkowitej wymiany dowodu osobistego, a co za tym idzie – korekty istniejących już danych identyfikacyjnych. Nie oznacza to oczywiście, że osoba, która czegoś takiego dokonała, traci możliwość posługiwania się podpisem kwalifikowanym. Ze względu na opóźnienia w legislacji najlepszym wyjściem jest postępowanie podobne jak w sytuacji, w której po raz pierwszy nabyło się podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym. Należy przyjść do nas wraz z:
- nowym dokumentem tożsamości,
- podpisaną umową,
- dokumentami poświadczającymi numer PESEL i NIP – opcjonalnie.
Różnica polega na tym, że organy emitujące podpisy kwalifikowane nie pobierają pełnej opłaty. Nie trzeba więc szykować się koszt uiszczony w momencie nabycia podpisu po raz pierwszy. Opłata zwyczajowo przeliczana jest na zasadach odpowiadających sytuacji, w której przedłuża się ważność certyfikatu dla podpisu kwalifikowanego. W końcu wiadomo, że osoba zmieniająca nazwisko wciąż jest tym samym człowiekiem, po prostu inaczej się nazywa. Po zmianie nazwiska, wystarczy do nas zadzwonić i umówić się na spotkanie, celem wyrobienia nowego certyfikatu. Twój czytnik najprawdopodobniej pozostanie ten sam.
W ramach ciekawostki na zakończenie warto dodać, że niekomercyjna forma składania podpisów, czyli podpisywanie dokumentów za pośrednictwem profilu zaufanego, również nie jest odporna na zmianę nazwiska. Złożenie wniosku oraz odebranie dowodu osobistego czy późniejsze zmiany wymagają osobistej obecności. Zapewne przyjdzie jeszcze poczekać na zmiany w prawie, jednak pewne niedogodności nie powinny rzutować na zmniejszenie bezpieczeństwa w sieci.