Coraz mocniej nasze życie przenosi się do sfery Internetu i elektronicznych baz danych. Widać to również na uczelniach wyższych. Od 2018 roku możliwe jest przechowywanie dokumentacji toku studiów w postaci właśnie elektronicznej. Niestety, w dalszym ciągu elektroniczny dyplom czy zaświadczenia należą w wielu miejscach do sfery marzeń. Niezbędne jest osobiste stawiennictwo, dokonanie podpisu długopisem i pokwitowanie odbioru na kartce. Jednak już wkrótce to się zmieni! Od 1 lipca 2021 roku wchodzi w życie nowelizacja ustawy, która znajduje nowe zastosowanie dla podpisów kwalifikowanych.
Pieczęć kwalifikowana na uczelniach
Pieczęć kwalifikowana jest podobna do podpisu kwalifikowanego, z tą różnicą, że pieczęć jest wykorzystywana przez:
- firmy,
- instytucje publiczne,
- urzędy,
- sądy.
Także uczelnie korzystają z pieczęci, jeśli chcą komunikować się elektronicznie bez ryzyka ze swoimi studentami, pracownikami lub innymi instytucjami. Każda placówka edukacji wyższej może wykorzystać swój certyfikat do potwierdzania korespondencji, faktur, ofert czy aktów prawnych. Niestety dalej nie jest to powszechne rozwiązanie, co dokłada sporo pracy pracownikom administracyjnym uczelni. E-pieczęć zapewnia jednoznaczną identyfikację, niepodważalność przesyłanych dokumentów oraz ich integralność. Ewentualna szansa na modyfikację lub fałszerstwo jest w takim wypadku niemal zerowa. E-dyplomy są więc o wiele bezpieczniejsze.
Nowelizacja KPA a podpisy kwalifikowane
Nowelizacja Kodeksu Postępowania Administracyjnego pozwala na wydawanie wszelkich zaświadczeń przez szkoły wyższe (i nie tylko) za pomocą dokumentów elektronicznych, podpisanych właśnie pieczęcią kwalifikowaną. Znacznie popularniejsze mają się stać e-dyplomy, które choć obecnie są spotykane, to z pewnością ich potencjał nie został jeszcze odkryty. Planowana automatyzacja ma znacznie skrócić obsługę studentów, przyspieszyć również niemal wszystkie procesy. Jakie dokumenty będą mogły być podpisywane elektronicznie? Przede wszystkim wymienia się:
- zaświadczenia o przyjęciu na studia,
- potwierdzenie studiowania,
- dokumenty do ZUS-u i KRUS-u.
Szkoły wyższe są pierwszymi, które powinny szybko i bezboleśnie przestawić się na obsługę swoich klientów jedynie elektronicznie i cyfrowo. Większość procedur na znacznej części uczelni już jest w ten sposób obsługiwana. Ta nowelizacja ma za zadanie dopiąć i scalić wszystko ze sobą.
Dlaczego warto zdecydować się na e-dyplomy?
Zdecydowanie posiadanie dyplomu w wersji elektronicznej upraszcza wiele procedur – w szczególności podczas starania się o pracę lub przy chęci podjęcia studiów wyższych na zagranicznych uczelniach. Pieczęć kwalifikowana jest akceptowana na terenie całej Unii Europejskiej, dzięki czemu drzwi naszym studentom do wielu krajów, bez konieczności przesyłania i potwierdzania przygodności dokumentów papierowych. Szczególnie w obecnych czasach, w których musimy mierzyć się z pandemią koronawirusa, przesłanie dyplomu w formacie pdf jest nie tylko szybsze i prostsze, ale także bezpieczniejsze.
Pieczęcie i podpisy kwalifikowane już wkrótce zyskają nowe zastosowanie, ułatwią wiele procesów oraz umożliwią niemal pełną cyfryzację administracji uczelni wyższych. Warto także wspomnieć, że jest to atrakcyjny argument dla studentów, którzy zastanawiają się nad rekrutacją. Możliwość załatwienia wszystkiego online i prawie całkowita likwidacja dokumentacji papierowej stanowią duży plus, dzięki czemu mogą zaważyć na końcowym wyborze szkoły.