Od 1 czerwca 2020 roku zapowiadane zmiany stały się faktem. Możliwy jest zakup wirtualnych kas fiskalnych i całkowicie legalne korzystanie z nich przez pewną grupę podmiotów. Nie oznacza to oczywiście, że możemy wejść do sklepu internetowego z oprogramowaniem na smartfony i już sobie ściągnąć taką aplikację. Ministerstwo wykonało jednak pierwszy krok, reszta w rękach producentów kas fiskalnych. Kiedy zobaczymy po raz pierwszy taką kasę na smartfona? Jeszcze nie wiadomo, ale postaramy się podsumować wszystko, co o nich wiemy.
Zakup wirtualnych kas fiskalnych – kto może skorzystać?
Wszystkie szczegóły znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Grupa podatników, która może korzystać z nowego rozwiązania, została jednak wyszczególniona w innym dokumencie – Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Według dokumentu wirtualne kasy fiskalne mogą być używane przez podatników, którzy świadczą usługi:
- transportu osobowego i taksówkarskiego (z wyłączeniem przewozów okazjonalnych),
- wynajmu samochodu osobowego z kierowcą,
- przeprowadzek dla gospodarstw domowych,
- transportu pasażerskiego pojazdami poruszającymi się za sprawą mięśni ludzkich lub zwierzęcych,
- transportu drogowego, kolejowego, morskiego, wodnego, lotniczego,
- hotelarskie i krótkotrwałego zakwaterowania,
- wynajmu pól kempingowych,
- restauracyjnych i cateringowych – w tym przygotowywania napojów,
- sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych.
Warto tu także nadmienić, że dla trzech rodzajów działalności możliwość stosowania wirtualnych kas wchodzi w życie dopiero od 1 lipca 2020. Mowa o usługach:
- transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi (PKWiU 50.10.12.0);
- transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi (PKWiU 50.30.12.0);
- przygotowywania i dostarczania żywności dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21).
Sądzimy, że nie ma raczej obaw, żeby ktokolwiek zaczął korzystać z tego oprogramowania przed wskazaną datą późniejszą. Pamiętajmy, że choć ustawa już weszła w życie, to dopiero teraz producenci mogą rozpocząć pracę nad stworzeniem takiej kasy, a swoją robotę musi wykonać także Urząd Miar. Odpowiada on za nadanie homologacji i sprawdzenie, czy konkretny model urządzenia będzie zapewniał odpowiedni sposób prowadzenia ewidencji.
Dowiedz się więcej: Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – czy kasa jest potrzebna?
Wirtualne kasy fiskalne a kasy fiskalne online
Wirtualne kasy fiskalne są urządzeniami nieobowiązkowymi – w przeciwieństwie do stosowania kas fiskalnych online według ustalonego harmonogramu przez podmioty do tego zobowiązane. Nowe rozwiązanie może jednak zastąpić urządzenie stacjonarne. Wszystko dlatego, że w założeniu ma ono łączyć się z Centralnym Rejestrem Kas przez sieć Internet. To bardzo ciekawa możliwość dla przedsiębiorstw, które w najbliższym czasie będą wymieniały swoje kasy fiskalne, w szczególności dla hotelarstwa i gastronomii. Dlatego cieszymy się, że obowiązek wysyłania ewidencji transakcji do CRK został odroczony dla nich o pół roku. Start eksperymentu byłby dość dużym niewypałem, gdyby hotele i restauracje musiały wymienić urządzenia na kasy fiskalne online do 30 czerwca, bo nie wiadomo, czy pierwsze wersje wirtualne powstaną w miesiąc. Jest to dość mocno wątpliwe.
Dowiedz się więcej: Nowe terminy kas fiskalnych online – kiedy się szykować?
Wymagania techniczne wirtualnych kas
Przede wszystkim zakup wirtualnych kas fiskalnych jest możliwy na okres od 5 do 10 lat na podstawie wydanego certyfikatu. Większość wymagań jest dość podobna do standardowych urządzeń. Ciekawostką jest, że taka aplikacja musi wydawać paragony fiskalne w postaci papierowej i elektronicznej lub tylko w elektronicznej. To dobra zapowiedź wdrożenia e-paragonów. Warto także wiedzieć, że § 18 jasno mówi, że kasa jest powiązana tylko i wyłącznie z jednym urządzeniem, na którym dokonano fiskalizacji. Kasa nie uruchomi się na innym smartfonie, tablecie czy laptopie niż została z początku zainstalowana. To ważna informacja, szczególnie dla tych, którzy lubią często wymieniać telefony.
Należy tutaj także nadmienić, że w teorii kasa fiskalna online może działać całkowicie bez dostępu do Internetu nawet przez dłuższy czas. Niestety wirtualne oprogramowanie musi być podpięte do sieci dość regularnie. Połączenie musi być aktywne m.in. do:
- fiskalizacji,
- przesyłu danych,
- weryfikacji sumy kontrolnej,
- aktualizacji oprogramowania,
- przesyłania klucza publicznego kasy.
Weryfikacja sumy kontrolnej musi mieć miejsce przy żądaniu Centralnego Rejestru Kas. Przesyłanie danych musi mieć miejsce nie rzadziej niż co 2 godziny. Możliwe jest dalsze działanie kasy bez przesłania bieżącej ewidencji sprzedaży, jednak aplikacja będzie dawała nam o tym znać na każdym kroku. Pobieranie z kolei kluczy prywatnych odbywa się co najmniej raz na dobę. Bez nich funkcjonowanie aplikacji jest niemożliwe.
Dowiedz się więcej: Odroczenie terminu przeglądu kasy fiskalnej jest możliwe
Zakup wirtualnych kas fiskalnych – o czym trzeba wiedzieć?
Zakup wirtualnych kas fiskalnych to nie wszystko, co nas czeka. Wygląda też na to, że każda kopia wirtualnej kasy fiskalnej będzie musiała posiadać fizyczny dokument potwierdzający jej zgodność z pierwotną kopią, która była sprawdzana przez Główny Urząd Miar. To bardzo ważne, by go przechowywać i mieć przy sobie podczas ewentualnych kontroli. Dalej nie wiadomo także, ile będzie kosztować takie rozwiązanie. Wygląda, że raczej instalacja wirtualnej kasy nie będzie przypominała pobrania aplikacji ze App Store. Czy będzie potrzebny serwisant? Dla podatnika najprościej by było, gdyby nie był on potrzebny. Wiele jednak wyjaśni się, kiedy pojawi się pierwszy model takiego programu.
Dowiedz się więcej: Mobilne kasy fiskalne – przyszłość polskiego biznesu?
Z pewnością, jak tylko pojawią się pierwsze aplikacje, damy o tym znać i pojawią się one w naszej ofercie. Sprawimy, by zakup wirtualnych kas fiskalnych nie był trudny, a ich użytkowanie faktycznie ułatwiało prowadzenie biznesu. Przypominamy jednak, że dalej jest to jedynie eksperyment i nikt nie wie, co z niego wyniknie. Jako dostawca kas fiskalnych we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, sugerujemy jednak jeszcze chwilę poczekać, a w razie konieczności wybór małej i mobilnej kasy fiskalnej sprzętowej.
