Posiadanie kasy fiskalnej wiąże się niestety z całym szeregiem różnych obowiązków, o których należy pamiętać. Dotyczy to w większości czynności dla urzędu skarbowego. Czy wiesz, co musisz robić regularnie, a jakie obowiązki są jednorazowe? Co różni się w przypadku zwykłych kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii, a co w przypadku kas fiskalnych online? Jakie są obowiązki posiadacza kasy fiskalnej?
Obowiązki posiadacza kasy fiskalnej: połączenie z Internetem
Ten obowiązek jest inny dla właścicieli kas online, a inny dla posiadaczy kas z elektronicznym oraz papierowym zapisem kopii. W tym drugim przypadku nie ma konieczności zapewnienia łącza internetowego. Urządzenie pracuje w trybie offline, niczego nie wysyła ani nie pobiera. Inaczej jest w przypadku kas fiskalnych online. Ona potrzebuje stałego połączenia z Internetem, z drobnymi wyjątkami. Jeśli nie ma możliwości zapewnienia łączności, należy wystąpić z odpowiednim wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego. Dokument taki jest prośbą o przydzielenie danych przedziałów czasowych, kiedy transmisja danych z kasy będzie możliwa. Może być to na przykład wieczorem w domu lub w konkretnych godzinach, kiedy łączność będzie możliwa.
Wystawianie paragonów
Każda kasa fiskalna drukuje paragony fiskalne. Obowiązkiem osoby posiadającej urządzenie jest wydanie tego dokumentu kupującemu. Nieco inaczej to jednak wygląda w przypadku różnych rodzajów kas. Te z elektronicznym zapisem kopii drukują paragon, którego papierowa kopia musi zostać wręczona nabywcy. Kasy fiskalne online mogą już w większości wydawać paragony w postaci elektronicznej. Jest to możliwe dzięki najnowszym zapisom art. 145a ust. 12 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Obowiązek wydawania paragonów pozostał, choć w innej formie.
Czynności serwisowe – co musi robić właściciel kasy?
Nad prawidłowym działaniem kasy fiskalnej czuwa renomowany serwis kas fiskalnych. Współpraca ta jednak musi być zainicjowana przez właściciela urządzenia. Przedsiębiorca ma obowiązek bieżącej kontroli poprawności danych i w razie dostrzeżenia jakichkolwiek nieprawidłowości, należy natychmiast wezwać fachowca. Dodatkowo raz na 2 lata konieczne jest przeprowadzenie przeglądu technicznego. Czas ten jest liczony od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu obowiązkowego.
Obowiązki „papierkowe” właściciela kasy
Ten paragraf zacznijmy od obowiązków generowania raportów dobowych. Istnieją dwa rodzaje:
- dobowy,
- miesięczny.
W przypadku kasy fiskalnej zwykłej trzeba generować obydwa. Pierwszy nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Drugi – do 25. dnia miesiąca następnego. W przypadku kas fiskalnych online nie ma obowiązku drukowania raportów dobowych. Pod tym względem jest nieco mniej do pilnowania. Drugim obowiązkiem „papierkowym” jest przechowywanie książki kasy, czyli dokumentacji. Tu nie ma wyjątków.
Obowiązki posiadacza kasy fiskalnej – archiwizacja danych
W przypadku kas fiskalnych elektronicznych lub z papierowym zapisem kopii jest obowiązek przechowywania kopii każdego wydanego paragonu – papierowo lub elektronicznie. Tego obowiązku nie ma przy kasach on-line. Wszystkie dane są przesyłane na bieżąco do CRK, gdzie są one archiwizowane.
Przyjmowanie płatności bezgotówkowej
Całkowicie nowym obowiązkiem, który wszedł w życie 1 stycznia 2022 roku jest umożliwienie klientom zapłaty bezgotówkowej. Może być to płatność za pomocą terminala płatniczego czy przelewu bankowego lub BLIK-a. Obowiązek ten dotyczy tylko posiadaczy kas fiskalnych, niezależnie od ich rodzaju. Osoby, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania za pomocą tego urządzenia, nie muszą oferować takiego rodzaju zapłaty.
Obowiązków w stosunku do osób posiadających kasę online jest znacznie mniej. Nie oznacza to, że ich nie ma. O terminach przeglądów kasy możemy przypomnieć, jeśli Inter Market jest Twoim dostawcą urządzeń fiskalnych. Pozostałe czynności należą do Ciebie.
