Od jakiegoś czasu wiele branż musiało pogodzić się z koniecznością zakupu i użytkowania kasy fiskalnej online. Przedsiębiorcy, których ten obowiązek nie dotyczył, stają często przed wyborem, jaką kasę fiskalną kupić. Dzisiaj podpowiadamy, jakie są różnice i podobieństwa. Może ten wpis pomoże Ci dokonać najlepszego wyboru dla Twojego biznesu i dla Twojej wygody. Kasa z elektronicznym zapisem kopii a kasa online – czym się różnią, a w czym są podobne?
Połączenie z Internetem kasy fiskalnej
Już sama nazwa kasy fiskalnej online wskazuje, że do jej funkcjonowania niezbędne jest połączenie z Internetem. Faktycznie, wszystkie transakcje są przekazywane do CRK w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Zwykłe urządzenia z elektronicznym zapisem kopii nie mają takiej funkcjonalności. Wiąże się to z szeregiem wad i zalet. Wielu przedsiębiorców wskazuje, że nie mają stałego połączenia z Internetem, by móc korzystać z kasy fiskalnej online. Jest jednak pewne rozwiązanie – wystarczy zgłosić w Urzędzie Skarbowym taką sytuację, a możliwe jest otrzymanie indywidualnej rozpiski przesyłania danych. Może być to na przykład zbiorczy przesył pod koniec dnia, za pomocą łącza internetowego w domu. W pewnych przypadkach jednak zapewnienie „bycia online” może stanowić spory problem.
Wystawianie paragonów
Mówiąc o wystawianiu i wydawaniu paragonów fiskalnych klientom, zasada działania obu typów urządzeń jest taka sama. Paragon musi zostać wystawiony niezwłocznie, zgodnie z przepisami przed przyjęciem zapłaty. Dotyczy to każdej sprzedaży. Dokument ten musi być czytelny, jednoznacznie określać przedmiot transakcji oraz zostać przekazany kupującemu od razu po wystawieniu. Jest tu kilka odstępstw od reguły – na przykład przy żądaniu wystawienia faktury lub przy sprzedaży wysyłkowej, ale co do zasady, nie ma różnicy w funkcjonowaniu obu tych kas.
Przyjmowanie zapłaty od klientów
Zgodnie z nowymi przepisami, od 1 stycznia 2021 roku każdy przedsiębiorca musi umożliwić klientom płatność bezgotówkową. Zazwyczaj chodzi tu po prostu o posiadanie terminala płatniczego. Nie ma różnicy, czy masz kasę z elektronicznym zapisem kopii, czy kasę fiskalną online. Pamiętaj jednak, że już niedługo (od 1 lipca 2022 r) wchodzi obowiązek integracji terminala z kasą, który dotyczy tylko urządzeń łączących się z Internetem.
Kasa z elektronicznym zapisem kopii a kasa online – archiwizacja
Archiwizacja w przypadku kas fiskalnych online jest jedną z największych zalet tych urządzeń. Mianowicie, nie trzeba niczego przechowywać. Wszystkie kopie są przesyłane i przechowywane w CRK, zwalniając podatnika z tego obowiązku. Dzięki temu:
- zaoszczędza się czas,
- zmniejsza się ilość niezbędnego miejsca do przechowywania dokumentacji firmowej,
- oszczędza się papier w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.
Dodatkowo trzeba wspomnieć, że kasy online są zwolnione z obowiązku drukowania raportów dobowych – to kolejna oszczędność. W przypadku raportów miesięcznych zasady są takie same dla obu urządzeń – trzeba je wydrukować do 25. dnia miesiąca następnego. Obowiązkowe jest także przechowywanie książki i dokumentacji kasy fiskalnej.
Przeglądy techniczne kas fiskalnych
Niezależnie od rodzaju archiwizacji transakcji, kasa fiskalna musi być poddawana przeglądom technicznym co najmniej raz na 2 lata przez uprawnionego serwisanta. Czas ten jest liczony od dnia fiskalizacji, a nie zakupu urządzenia. Obowiązkiem podatnika jest nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem narzędzia i zgłaszanie ewentualnych problemów do serwisu. Wymiana pamięci fiskalnej jest przeprowadzana też w ten sam sposób.
Ulga na zakup kasy fiskalnej
Z ulgi na zakup kasy fiskalnej mogą skorzystać tylko ci podatnicy, którzy zdecydują się na zakup modelu on-line. Kwota ta wynosi 90% ceny urządzenia bez VAT, ale nie więcej niż 700 złotych. Takie działanie ma za zadanie promować inwestycję już w nowe kasy fiskalne i drukarki. Do końca 2022 roku można jeszcze swobodnie zakupić kasę z elektronicznym zapisem kopii. Po tej dacie będzie to niemożliwe, choć w dalszym ciągu można będzie z niej korzystać – do momentu zapełnienia pamięci fiskalnej.
Porównując obie wersje kas fiskalnych, można dojść do wniosku, że modele online są nieco lepsze. Nie wymagają archiwizowania dokumentów, zapewniają więcej funkcjonalności i co najważniejsze – umożliwiają skorzystanie z ulgi na wymianę kasy. Z drugiej strony, jeśli prowadzisz biznes w różnych miejscach lub zwyczajnie nie masz Internetu w swojej siedzibie, korzystanie z nowocześniejszych kas może być bardziej problematyczne. Nie będziemy poruszać tu tematu różnic w cenie, bo z powodu zastosowania ulgi za zakup kasy, koszty te okazują się niższe w przypadku wersji online urządzenia.
