Zazwyczaj każdy wpis zaczynamy słowami: „prowadząc sprzedaż osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej, musimy korzystać z kasy fiskalnej i wydawać paragon”… A co w przypadku, w którym przychodzi taki klient i mówi, że chce fakturę? Same problemy, nie? Dzisiaj trochę opowiemy, czym jest faktura imienna do paragonu i jak ją wystawić.
Faktura imienna do paragonu – co to jest i po co się to wystawia?
Jeśli prowadzisz firmę, z pewnością wiesz, czym jest faktura i że jest niezwykle ważnym dokumentem, który umożliwia prawidłowe rozliczanie się z Urzędem Skarbowym. Zazwyczaj pewnie chowasz ją głęboko do segregatora, w odpowiednią koszulkę i pod odpowiednim opisem. Ewentualnie dajesz ją swojej księgowości, która robi z nią dokładnie to samo. A co robisz w sklepie spożywczym po otrzymaniu paragonu za wodę czy bułkę? Zwijasz go w kulkę i wyrzucasz do pierwszego lepszego śmietnika! I to jest właśnie zasadnicza różnica między fakturą imienną a paragonem. Fakturę imienną, czyli taką bez NIP-u działalności kupującego wystawia się na specjalne życzenie – najczęściej po to, by móc bezpiecznie ją przechować. Podsumowując, paragon jest:
- niewielki (chyba, że to popularna sieciówka z owadem),
- nietrwały,
- identyczny z setkami innych otrzymanych tego samego dnia.
W związku z czym, przy zakupie wody nikt raczej nie prosi o wystawienie faktury imiennej, jednak przy zakupie droższych przedmiotów i usług (szczególnie tych objętych gwarancją) jak najbardziej się to zdarza – i to nawet za często! Fakturę zwyczajnie o wiele łatwiej przechowywać, nawet przez całe lata.
Faktura a paragon – które trzeba wystawić?
Analizując przypadek sprzedaży osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, która poprosiła o fakturę, odpowiedź jest prosta. Trzeba ZAWSZE wystawić oba dokumenty. Ale co uważniejsi czytający już dostrzegli problem zjawiska podwójnej sprzedaży. Przecież raport miesięczny zawsze przesyła się księgowej, która wprowadza go do KPiR. Wystawiając dodatkowo fakturę, podwajamy nasz przychód, który przecież był jeden. I w tym wypadku przychodzi nam z pomocą funkcja faktury do paragonu. Wszystkie systemy księgowe – czy to te profesjonale, czy też takie amatorskie dla okazjonalnej sprzedaży – są wyposażone w funkcję oznaczenia faktury jako tej „do paragonu”. Po zaznaczeniu tej opcji, nie jest ona w żaden sposób uwzględniana w księdze podatkowej, co znacznie ułatwia sprawę sprzedającym. Do jej wygenerowania wystarczy zwykły dokument stworzony w notatniku lub arkuszu kalkulacyjnym. Ważne jest podanie informacji o tym, że jest to dokument do paragonu oraz wskazanie numeru do tego drugiego.
Faktura imienna do paragonu – wystawianie krok po kroku
No więc przychodzi klient do Twojego sklepu, bierze jakąś rzecz i prosi o fakturę imienną. Co robić?
- Drukujesz zwykły paragon, tak jak przy każdej sprzedaży.
- Wchodzisz w swój system fakturowania i wybierasz opcję „Wystaw fakturę”.
- Wpisujesz dane podane przez kupującego oraz zaznaczasz opcję „do paragonu”.
- Fakturę drukujesz w dwóch kopiach – jedną z nich dajesz klientowi.
- Drugą fakturę i paragon złączasz zszywką, spinką, czymkolwiek. Zostawiasz sobie oba dokumenty, które chowasz do swojego segregatora z dokumentami księgowymi.
Taki duet faktury i paragonu będzie Ci potrzebny w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego i do niczego innego. Więc najprawdopodobniej po upływie tych kilku przepisowych lat będzie można to wyrzucić. Pamiętaj jednak, by w żadnym przypadku nie dawać tego paragonu klientowi. Obecne kasy fiskalne online są znacznie bardziej zaawansowane i trzymają kopie paragonów w pamięci, no ale bądźmy szczerzy – przy kontroli papier jest papierem.
Mamy nadzieję, że udało nam się prosto wyjaśnić to zagadnienie. Nie taka faktura imienna do paragonu straszna jak ją malują! Pamiętaj tylko o segregatorze. ;)
